M-Files Desktop en Web

M-Files Desktop en WebTarvos M-Files Desktop en Web Logo

 

Verbeter uw documentbeheer en gerelateerde processen met M-Files Desktop en Web

 

M-Files Desktop en Web is documentbeheer zoals het zou moeten zijn: eenvoudig te installeren en te leren, betrouwbaar, krachtig, veilig en betaalbaar. M-Files is een krachtige ECM en documentbeheeroplossing voor organisaties van klein tot multinational, die het beheren, vinden en volgen van informatie eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger maakt, en daarmee kosten bespaart en de productiviteit verbetert. 

M-Files is geïntegreerd in Microsoft Windows, is erg gebruiksvriendelijk en eenvoudig te implementeren. M-Files is beschikbaar in 24 talen en heeft de productiviteit van duizenden organisaties in meer dan 100 landen verbeterd door middel van het efficiënter beheren van documenten, informatie en processen. 

 

Tarvos M-Files Desktop en Web
Tarvos M-Files Desktop en Web

 

De keuze voor het verbeteren van productiviteit en efficiëntie

M-Files helpt organisaties met de vraag voor snelle toegang tot, verwerking en hergebruik van informatie te beantwoorden. M-Files maakt gebruik van een unieke, op meta data gebaseerde architectuur, die het mogelijk maakt een document via eenvoudige zoekopdrachten snel terug te vinden, een veel snellere en effectievere manier voor het lokaliseren van informatie dan het vaak langdurig zoeken in complexe en verwarrende mapstructuren. 

De ”check-out” en ”check-in” functionaliteit biedt een degelijk versiebeheer om problemen die veroorzaakt worden door het gelijktijdig bewerken van documenten door verschillende gebruikers op te lossen. Het voorkomt verlies van waardevolle informatie en onnodige versies van documenten. 

M-Files is eenvoudig te implementeren en in te zetten via de cloud, in-house of als hybride oplossing. Met M-Files beschikt uw organisatie over een flexibel document- en informatiebeheerplatform met krachtige rapportagemogelijkheden, ondersteuning voor mobiel werken en met integratiemogelijkheden voor uw CRM, Financieel en ERP systeem.

 

Een frisse aanpak voor het beheren van documenten

ECM en DMS systemen zijn vaak dure en gecompliceerde oplossingen die flinke aanpassingen eisen van uw huidige processen. Ze gaan hiernaast gepaard met intensieve en kostbare consulting- en supportdiensten. M-Files verandert dit met een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing die uw organisatie helpt bij het organiseren, beheren en volgen van documenten en informatie, op een kostenbesparende manier.

 

Tarvos M-Files Versiebeheer en Collaboration

 

Gecontroleerd bewerken

  • Voorkom gelijktijdig bewerken met check-in- en check-out functionaliteit 
  • Automatisch versiebeheer: herstellen van vorige versies of veranderingen tussen documentversies vergelijken 
  • Audit logging: altijd kunnen zien wie welke bewerking wanneer gemaakt heeft 
  • Beheer documentgerelateerde processen met workflows en taken

 

Integratie met bedrijfssystemen

  • Naadloze integratie met Windows 
  • Ondersteunt alle bestandsformaten (Word, Excel, pdf, jpg, etc.) 
  • Directe integratie met alle moderne CRM-en ERP-systemen en andere databases 
  • Volledige integratie met alle Microsoft Office applicaties 
  • Importeren van e-mails van uw emailserver

 

Snel en eenvoudig toegang tot informatie

  • Vind documenten, gerelateerde klanten en projecten gemakkelijk en razendsnel 
  • Snel zoeken: vind bestanden op basis van hun classificatie, meta data-attributen en inhoud 
  • Publiceer bepaalde documenten eenvoudig naar verschillende groepen 
  • Geavanceerde rapportage en analysemogelijkheden

 

Tarvos M-Files Search 

 

Veilig en betrouwbaar

  • Beheer toegang; bescherm gevoelige documenten zonder meerdere opslaglocaties te gebruiken 
  • Uniek toegangscontrolebeheer vermindert de kans op menselijke fouten 
  • Ondersteunt Windows Active Directory authenticatie 
  • Ondersteunt verbindingen met encryptie 
  • Automatische back-ups van alle data

 

Scannen en archiveren

  • Elektronisch documentarchief: werkt samen met alle scanners en multifunctionals (MFP) 
  • Tekstherkenning (OCR) om door de inhoud van een document te kunnen zoeken
  • Archiveren van bestanden in pdf/a-1b formaat voor langdurig behoud van elektronische documenten

 

Gebruiksvriendelijk 

  • Bekende Windows gebruikersinterface: “Openen” en “Opslaan” functies 
  • Ondersteuning voor documentbeheer via web en mobiel 
  • Bekijk, maak, bewerk en bewaar documenten in offline modus, met automatische synchronisatie bij verbinding maken 

Tarvos M-Files integreert eenvoudig met uw applicaties


Ondersteunt alle toepassingen en bestandstypen 

M-Files ondersteunt elke Windows applicatie. Gebruik de standaard menu opties om documenten op te slaan in of te openen uit een M-Files vault. Het maakt niet uit of deze nu in de cloud of lokaal staat, de manier van werken is gelijk. Elk bestandstype wordt ondersteund, waaronder MS-Office documenten, PDF-bestanden, e-mails, CAD-bestanden, Quickbooks bestanden, afbeeldingen en foto's en al het andere.

 

Voldoe aan de wet- en regelgeving

Voor organisaties die actief zijn in sectoren die gekenmerkt worden door strenge regelgeving voor documentbeheer zoals ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA en Sarbanes Oxley biedt M-Files een praktische, eenvoudige en effectieve oplossing. 

De veelzijdige workflow functionaliteit van M-Files stelt organisaties in staat om routinewerk te automatiseren en delegeren zonder te hoeven programmeren. 

Workflows in M-Files kunnen bijvoorbeeld zorgen voor het goedkeuren van inkoopfacturen, het bewerken van sollicitaties en voor vele andere scenario’s waarbij controle, bewerking en goedkeuren door verschillende deelnemers een rol speelt.

 

De voordelen van documentbeheer op basis van meta data, inhoud en betekenis 

M-Files is gebaseerd op het principe dat het eenvoudiger is om te beschrijven ‘wat’ een object is of ‘waarover’ het gaat, dan te raden waar iets is opgeslagen. Deze aanpak is overal in M-Files terug te vinden in navigatie, zoeken, toegangsrechten, workflows en replicatie.

 

Navigatie en dynamische weergave

De traditionele manier van werken met netwerkmappen staat niet toe om een bestand in meerdere mappen beschikbaar te maken zonder er een kopie of snelkoppeling van te maken. Dit is een probleem van veel oplossingen omdat een kopie niet wenselijk is en het vaak moeilijk is een keuze te maken in welke map iets op te slaan. M-Files biedt een dynamische aanpak waar bestanden in meerdere mappen worden weergegeven zonder deze te kopiëren en waar de structuur van mappen ‘on-demand’ aangepast kan worden naar de wensen, eventueel voor elke individuele gebruiker.

 

Tarvos M-Files UI Navigation

 

Replicatie en lange termijn archivering

Replicatie van informatie in M-Files wordt aangestuurd door meta data van de documenten, bestanden en objecten. Dit maakt het mogelijk om selectief informatie te repliceren naar andere ‘vaults’ (archieven). Documenten kunnen gerepliceerd worden naar een document-vault in de cloud voor publicatie of archivering. 

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat alleen bepaalde documenten van een hoofdkantoor-vault gerepliceerd wordt naar een vault in een dochteronderneming terwijl andersom alle documenten van de dochteronderneming gerepliceerd wordt naar de vault van het hoofdkantoor. 

Het archiveren van documenten in M-Files is gebaseerd op inhoud en meta data. Men kan regels definiëren waardoor documenten automatisch gearchiveerd worden, bijvoorbeeld alleen documenten die geclassificeerd zijn als “pakbon” en ouder dan 1 jaar zijn.

 

Veilig en automatisch toegang

In tegenstelling tot traditionele systemen die gebruik maken van verouderde, op netwerkmap-gebaseerde beveiligingsmodellen, zijn het in M-Files de toegangsrechten die de uiteindelijke toegang tot een document bepalen. Deze toegangsrechten worden bepaald op basis van de meta data van een object. Zo kan bijvoorbeeld een arbeidscontract zichtbaar gemaakt worden aan de werknemer (meta data waarde), zijn supervisor (gegenereerde meta data waarde) en het human resources team (meta data waarde). Als in dit geval een nieuw persoon supervisor van de werknemer wordt of leden van het HR-team veranderen, dan passen de toegangsrechten voor deze personen zich automatisch aan. Deze unieke architectuur is revolutionair in het beheer van toegangsrechten.

 

Tarvos M-Files Workflow

 

Workflows en optimaliseren van documentprocessen

De door meta data aangestuurde workflow functionaliteit maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter te maken, knelpunten op te lossen, informatie consistenter te maken en zo de kwaliteit verbeteren, en om te verzekeren dat werknemers geen stap in een procedure vergeten. Workflows kunnen geïmplementeerd worden voor het valideren van contracten, het goedkeuren van facturen, het verwerken van sollicitaties en voor vele andere scenario’s waar het controleren, bewerken en goedkeuren van documenten door verschillende afdelingen en personen een rol speelt.

 

Indien u meer wilt weten over de mogelijkheden van M-Files Desktop en Web, neem dan contact met ons op.

 

Copyright © 2009-2017 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. tarvos.nl
t m