Workflow, Routing & BPM

Speed up the process!

 

Wat is workflow?

 

Een workflow of werkstroom is de omschrijving van de logische volgorde van seriematig of parallel uitgevoerde stappen en activiteiten die moeten worden uitgevoerd door twee of meer deelnemers van een werkgroep om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen.

 

Informatie staat centraal in een workflow. Waar men vroeger een goed overzicht had van waar de informatie zich in de organisatie bevindt is dat nu vaak lastig. Documenten kunnen zich in een dossier, ergens op het computernetwerk of bij een bepaalde werknemer bevinden en dit is niet altijd even transparant. Het belangrijkste doel van workflow is dat de juiste activiteiten op het juiste moment door de juiste persoon uitgevoerd worden.

Tarvos Workflow Oplossingen

 

Een workflow is taak-georiënteerd, elk stap die nodig is om bijvoorbeeld een order binnen een bedrijf te verwerken, is onderdeel van een workflow. Veel stappen kunnen door middel van een workflow effectiever gedaan worden.

 

Voorbeeld van een workflow:

- Eerst wordt er een een offerte gemaakt door een verkoper. Deze moet door zijn manager worden goedgekeurd. Tegelijkertijd gaat de offerte naar de juridische afdeling en de huisstijlbewaking, welke allen moeten instemmen met de inhoud en ontwerp van de offerte. Als deze drie afdelingen de offerte hebben goedgekeurd, kan de verkoper er mee naar de klant gaan welke de offerte hem in tweevoud ondertekent. Na ondertekening wordt de offerte naar de directie gebracht welke hem ook ondertekend. Eén kopie gaat er terug naar de klant, een tweede wordt gescand en naar de afdeling order intake gestuurd. Deze sturen een opdrachtbevestiging naar administratie, brengen logistiek en service op de hoogte met de informatie zodat zij ook hun werk kunnen doen. Uiteindelijk wordt elk gecreerd document na afloop gearchiveerd.

 

Als u het bovenstaande orderproces leest begrijpt u dat een simpel document als een offerte toch een complexe informatiestroom geeft. Door gebruik te maken van de juiste middelen kunnen dergelijke processen enorm versneld worden.

 

 

Wat is Workflow Management?

 

Dit is de bestuurlijke beheersing van werkstromen binnen de organisatie waar informatie onderdeel van uitmaakt. Het is mogelijk om workflowmanagement toe te passen zonder gebruik te maken van workflow management systemen. Dit gebeurt echter weinig omdat juist deze system de mogelijkheid bieden om een workflow te optimaliseren en te beheersen. Hierdoor gebeurt het meestal met geautomatiseerde middelen.

 

 

Wat is een Workflow Management Systeem?

 

Een workflow management systeem valt te omschrijven als: ‘een systeem dat werkstromen definieert, beheert en opstart door middel van software. Deze software geeft een representatie van de werkstroom in het bedrijfsproces’.

 

Een systeem die de informatiestromen en -manipulatie binnen de organisatie beheert en optimaliseert. De definitie van een WMS geeft aan dat het beter beheersen van de werkstromen het voornaamste doel is dat nagestreefd wordt. Dit betekent het verkorten van doorlooptijden, bewerkingstijden en wachttijden, parallelle verwerking, opheffen van overbodige stappen en informatieverplaatsingen.

 

Wanneer u gebruik maakt of wil gaan maken van een Enterprise Content Management (ECM) systeem, beschikt de software vaak al over een (eigen) workflow systeem om de eigen processen te beheren.

 

Voordelen van een workflow

 

De voordelen van een WMS zijn te verklaren op diverse manieren

- Kostenbesparingen door tijdswinst, transportkosten en vermindering van handmatige handelingen
- Waarborging van het juiste verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf
- De status en het traject van een taak zijn op ieder moment inzichtelijk
- Verhoging van kwaliteit en service
- Verbetering van de controle op bedrijfsprocessen
- Minder directe interventie van hoger management nodig

 

Ziet u de voordelen voor uw organisatie of wenst u meer informatie, neem dan contact met ons op.

 

Copyright © 2009-2017 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. tarvos.nl
t m